อรูบ้า (Aruba) เผยผลการศึกษาศักยภาพของสำนักงานยุคดิจิทัล เห็นทั้งโอกาส ความเสี่ยง และหนทางสู่อนาคต

อรูบ้า (Aruba) บริษัทในเครือฮิวเลตต์แพคการ์ดเอ็นเตอร์ไพรส์ เปิดเผยรายงานการศึกษาระดับสากลล่าสุด เรื่อง “นักปฏิวัติดิจิทัลช่วยปลดล็อคศักยภาพของสำนักงานยุคดิจิทัล” (Digital Revolutionaries Unlock the Potential of the Digital Workplace) โดยชี้ให้เห็นถึงผลดีทั้งในด้านธุรกิจ และการดำเนินชีวิตของพนักงานในที่ทำงานที่ใช้ดิจิทัลเป็นตัวขับดันการทำงานมากขึ้น

ขณะเดียวกัน บริษัทที่มีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีน้อยกว่า ย่อมมีโอกาสเสี่ยงที่จะถูกแซงหน้าโดยคู่แข่งที่เหนือกว่า ทั้งไม่สามารถดึงดูดพนักงานเก่งๆ ชั้นแนวหน้าให้มาทำงานกับตนได้ และยังเป็นสัญญาณเตือนให้บริษัทต่างๆ ต้องเพิ่มความสนใจต่อพนักงานที่มีวิถีชีวิตผูกพันกับดิจิทัล (digital-savvy employee) ให้มากขึ้น เพราะพนักงานเหล่านั้นอาจจะเป็นผู้เพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางข้อมูลและข่าวสารขององค์กรได้

การเปิดเผยรายงานนี้ เป็นการร่วมแถลงข่าวในงาน Atmosphere 2018 APAC เมื่อวันที่ 4 กันยายน พ.ศ. 2561 ที่โรงแรมเซ็นทารา เซ็นทรัลเวิลด์ กรุงเทพมหานคร โดยคุณ Justin Chiah ผู้อำนวยการอาวุโสและผู้จัดการทั่วไป ประจำภาคพื้นเอเชียตะวันออกเฉียงใต้และประเทศไต้หวัน และ คุณประคุณ เลาหกิตติกุล ผู้จัดการประจำประเทศไทย ของ Aruba

ประเด็นหลักและการค้นพบที่สำคัญ

จากการศึกษาพนักงานจำนวน 7,000 คน ในองค์กรต่างๆ ทั่วโลกจาก 15 ประเทศ พบว่ามีความต่างกันอย่างชัดเจนในเรื่องของประสิทธิภาพการทำงานและความรู้สึกผูกพันของพนักงานกับองค์กร ระหว่าง องค์กรที่มีรูปแบบสำนักงานยุคดิจิทัล กับ องค์กรที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในระดับที่น้อยกว่า โดยประเด็นสำคัญที่ค้นพบได้แก่

  • นอกจากการเพิ่มผลสำเร็จในการทำงานแล้ว เครื่องมือดิจิทัลยังส่งผลดีต่อการดำเนินชีวิตอีกด้วย: “นักปฏิวัติดิจิทัล” (Digital Revolutionaries) ในกรณีนี้คือ พนักงาน ซึ่งเป็นผู้ทำงานอยู่ในที่ที่ต้องใช้ความสามารถทางดิจิทัลอย่างเต็มที่ มีเทคโนโลยีสำนักงานใหม่ๆ ให้ใช้อย่างกว้างขวาง โดยพบว่า 51% มีความพึงพอใจในการทำงานค่อนข้างสูง และ 43% มีความรู้สึกเชิงบวกในเรื่องความสมดุลระหว่างการทำงานกับการดำเนินชีวิตของตน มากกว่า พนักงานในบริษัทที่มีสำนักงานล้าหลังกว่าในด้านดิจิทัล (digital laggards) ซึ่งเข้าถึงเทคโนโลยีการทำงานที่เป็นดิจิทัลได้น้อยกว่า โดยพนักงานในที่ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิวัติดิจิทัลนี้มีถึง 56% ที่บอกว่า มีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น และ 83% ชื่นชมในวิสัยทัศน์ขององค์กรของตน
  • การทำงานแบบดิจิทัลยังช่วยสนับสนุนการพัฒนาความเชี่ยวชาญด้านวิชาชีพอีกด้วย: 65% ของพนักงานที่เกี่ยวกับการปฏิวัติดิจิทัล พบว่า ตนเองมีการพัฒนาความเชี่ยวชาญด้านวิชาชีพและการเติบโตในสายงานอาชีพเพิ่มขึ้นจากการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ในขณะที่มีเพียง 31% ที่ตอบในทำนองเดียวกันแต่มาจากองค์กรที่ล้าหลังกว่า นอกจากนี้ ในที่ทำงานดิจิทัลมี 72% ของนักปฏิวัติดิจิทัลที่ตอบว่ามีความสามารถเพิ่มสูงขึ้นจากการใช้ทักษะการทำงานใหม่ๆ ส่วนในองค์กรที่ล้าหลังกว่าเห็นด้วยเพียง 58%
  • ผลงานเพิ่มสูงขึ้น มาจากการใช้ดิจิทัลมากขึ้น: 73% ของนักปฏิวัติดิจิทัลตอบว่ามีผลกระทบในเชิงบวกต่อผลการทำงานของตน และ 70% ยืนยันว่า เทคโนโลยีดิจิทัลทำให้มีการร่วมมือกันทำงานได้ดีขึ้น ตรงข้ามกับองค์กรล้าหลังที่มีพนักงานเห็นด้วยเพียง 55%
  • ความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีดิจิทัลกับระบบอัตโนมัติ ทำให้มีประสบการณ์การทำงานในที่ทำงานดีขึ้น: ขณะที่การใช้ระบบอัตโนมัติอาจถูกมองว่าเป็นเสมือนภัยคุกคามแย่งงานไปจากมนุษย์ แต่จากการสำรวจนี้กลับพบว่าพนักงานต่างมีความกระตือรือร้นไปกับระบบอัตโนมัติอย่างมาก โดยมีถึง 71% ที่ยอมรับการทำงานร่วมกับระบบอัตโนมัติในอีก 5-10 ปีข้างหน้า ยอมรับการที่องค์กรจะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความฉลาด (smart) และประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

มีเรื่องที่ต้องเสี่ยงเพิ่มขึ้น

จากผลการศึกษาพบว่า พนักงานต่างรู้สึกกระตือรือร้นไปกับเทคโนโลยีใหม่ๆ และต้องการให้บริษัทของตนจัดหาเทคโนโลยีใหม่ให้มากขึ้นอีกด้วย ผู้ถูกสัมภาษณ์เกือบทั้งหมดทั่วทั้งภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (98%) เห็นว่าสถานที่ทำงานของตนควรจะถูกปรับปรุงให้ดีขึ้นโดยการใช้เทคโนโลยีให้มากขึ้น โดยที่ 70% เห็นว่าองค์กรของตนจะล้าหลังกว่าคู่แข่งถ้ายังไม่มีการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ และมีถึง 67% เชื่อว่าสำนักงานแบบดั้งเดิมจะกลายเป็นเรื่องล้าสมัย เพราะเทคโนโลยีก้าวล้ำหน้าขึ้นไปเรื่อยๆ

  • 75% ของผู้ถูกสัมภาษณ์ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก บอกว่า บริษัทของตนได้ลงทุนในการสร้างเครื่องมือดิจิทัลในที่ทำงานเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ และสนใจจะลงทุนให้มากขึ้นในเทคโนโลยีใหม่ๆ ล้ำสมัย อันได้แก่ เครื่องมือควบคุมอาคารอัจฉริยะ (smart building tools) ที่ทำงานโดยอัตโนมัติในการควบคุมอุณหภูมิและแสง (14%) เทคโนโลยีที่สามารถสั่งงานได้ด้วยเสียงและเครื่องรับส่งสัญญาณภาพและเสียงแบบไร้สาย (wireless AV) (16%) และทำแอพบนอุปกรณ์พกพาให้ใช้ทำงาน (11%)
  • ผู้ถูกสัมภาษณ์ส่วนมากเห็นว่าเทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น (63%) ทำให้การทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น (53%) และมีบรรยากาศดึงดูดให้น่าทำงานมากขึ้น (52%) ซึ่งผลดีที่ได้จากการเป็นสำนักงานยุคดิจิทัลนั้นมีหลากหลายประการ แต่จากการศึกษาเดียวกันนี้ ยังชี้ให้เห็นถึงภัยคุกคามทางไซเบอร์ (cybersecurity) ซึ่งเป็นความท้าทายที่องค์กรต้องพยายามแก้ไขและป้องกันไว้ด้วย
  • ถึงแม้ว่าพนักงานจะให้คำตอบค่อนข้างสูงในเรื่องของความตระหนักเกี่ยวกับความปลอดภัยทางไซเบอร์ (56% มักจะคิดถึงเรื่องความปลอดภัยอยู่บ่อยๆ หรือในแต่ละวัน) พวกเขายังยอมรับว่าตนเองอาจมีส่วนเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงต่อข้อมูลและอุปกรณ์ต่างๆ ขององค์กร โดยที่ 73% ยอมรับว่ามีพฤติกรรมเสี่ยง อย่างเช่น การแบ่งปันการใช้รหัสผ่านและอุปกรณ์ร่วมกับคนอื่น
  • มีพนักงานถึงหนึ่งในสี่ (25%) ตอบว่าเคยเชื่อมต่อเข้า Wi-Fi สาธารณะที่ค่อนข้างไม่ปลอดภัยภายใน 12 เดือนที่ผ่านมา มี 20% ตอบว่าตัวเองใช้รหัสผ่านเดียวกันกับหลายแอพพลิเคชั่นและบัญชีผู้ใช้ และ 17% ยอมรับว่ามีการเขียนรหัสผ่านของตนไว้ป้องกันการลืม

หนทางสู่อนาคต

การค้นพบเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่าบริษัทต่างๆ ควรจะรีบนำผลดีทางเทคโนโลยีจากการมีสำนักงานยุคดิจิทัลมาปรับใช้งาน ในขณะเดียวกันก็มองหาหนทางลดความเสี่ยงต่อความปลอดภัยให้เหลือน้อยที่สุดด้วย ซึ่งอรูบ้ามีข้อเสนอแนะองค์กรต่างๆ ที่ควรจะดำเนินการดังต่อไปนี้

  • นำกลยุทธ์การมีสำนักงานยุคดิจิทัลมาใช้: แผนก IT จำเป็นต้องทำงานกับผู้จัดการธุรกิจ ผู้ใช้งาน และผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาให้เป็นสำนักงานยุคดิจิทัลมากขึ้น โดยจะต้องรวมถึงการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ ล้ำยุคเหมือนกับบริษัทที่มีความก้าวหน้าเหนือบริษัทอื่นมาใช้ อย่างเช่น เซนเซอร์แบบชาญฉลาด (smart sensor) และแอพบนอุปกรณ์พกพาที่ปรับใช้ตามความต้องการขององค์กร สิ่งเหล่านี้จะเพิ่มประสบการณ์ส่วนบุคคลที่พึงปรารถนาต่อสถานที่ทำงานเพิ่มมากขึ้น
  • สร้างสำนักงานยุคดิจิทัลที่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน: บริษัทจะต้องคิดว่าสำนักงานในยุคดิจิทัลนี้กว้างไกลกว่าพื้นที่จริง ในสำนักงานใหญ่จะต้องรองรับการทำงานของพนักงาน คู่ค้าหรือลูกค้าที่เชื่อมต่อเข้าสู่ระบบจากที่พื้นที่ที่ห่างไกลด้วย ผู้นำทางด้าน IT จำเป็นต้องวางแผนลงทุนสำหรับการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไร้พรมแดนนี้
  • สร้างความปลอดภัยตั้งแต่ระดับพื้นฐานขึ้นมา: บริษัทจะต้องออกแบบสำนักงานยุคดิจิทัลให้มีความปลอดภัยในฐานะที่เป็นส่วนสำคัญมากๆ จะต้องคิดล่วงหน้าถึงเรื่องความผิดพลาดของมนุษย์ที่อาจเกิดขึ้น รวมทั้งการเข้ามาของผู้ประสงค์ร้าย ดังนั้นเพื่อที่จะให้มีความปลอดภัย ผู้ดูแล IT จะต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ๆ ในด้านระบบเครือข่าย การประมวลผลแบบคลาวด์ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของจักรกล (machine learning) เข้ามาใช้

ภาพรวม และกรณีตัวอย่าง

คุณประคุณ เลาหกิตติกุล ยังชี้ให้เห็นว่า แนวความคิดใหม่ๆ ที่กำลังเกิดขึ้น นั่นคือ การรวมเทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะ (smart building technologies) เข้ากับสำนักงานยุคดิจิทัลให้กลายเป็นสำนักงานอัจฉริยะยุคดิจิทัล (Smart Digital Workplace) เป็นสถานที่ซึ่งมีการออกแบบมุ่งรองรับความสะดวกสบายของมนุษย์ ให้ทำงานร่วมกับอุปกรณ์ IoT และระบบอัตโนมัติทั้งหลาย สำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะจะสร้างประสบการณ์ส่วนบุคคล (personalization) อย่างเช่น การเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ และการปรับแสงสว่างได้อย่างชาญฉลาดตามความพึงพอใจของผู้ใช้ อาคารจะมุ่งอนุรักษณ์พลังงานมากขึ้น มีการปรับเปลี่ยนการใช้พลังงานอย่างเป็นพลวัตโดยมุ่งเน้นประโยชน์การใช้งานสูงสุด และคำนึงถึงรูปแบบการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน แนวทางใหม่นี้ไม่เพียงแต่จะเพิ่มผลงานของพนักงาน แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพโดยมุ่งไปที่มนุษย์เป็นศูนย์กลางอีกด้วย

ดร.กริชผกา บุญเฟือง รองผู้อำนวยการสำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ (องค์กรมหาชน) กล่าวถึงนโยบายของรัฐบาลที่ต้องการให้ประเทศไทยเป็น Thailand 4.0 ที่เน้นเทคโนโลยีโดยเฉพาะดิจิทัล รัฐบาลต้องการเห็นผู้ประกอบการไทยนำดิจิทัลมาใช้ประโยชน์ให้มากขึ้น โดยสำนักงานฯ ทำหน้าที่เป็นเหมือน System Integrator คอยช่วยแนะนำผู้ประกอบการไทยให้นำเทคโนโลยีดิจิทัลต่างๆ มาใช้ในการทำธุรกิจ และช่วยจัดหาทุนให้แก่ผู้ประกอบการที่มีแผนธุรกิจชัดเจน และต้องการสร้างสรรค์นวัตกรรมที่ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมาเป็นธุรกิจ โดยช่วยสนับสนุนทุนส่วนหนึ่งของแผนดำเนินงาน และที่ผ่านมาพบว่ามีผู้ประกอบการที่ทางสำนักงานฯ สนับสนุนประสบความสำเร็จถึง 90%

คุณเอแดรียน ฮาร์วิตโจนส์ รองประธานฝ่าย Design and Techical Services ของ Centara Hotels & Resorts ได้กล่าวถึงความก้าวหน้าที่เกิดขึ้นกับโรงแรมในเครือว่า มีการทำ Digital Transformation นอกจากการ booking online แล้ว ทางโรงแรมยังพัฒนาระบบ check-in ที่ลูกค้าสามารถเช็คอินผ่านทางอินเตอร์เน็ตได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปรอที่เคาน์เตอร์อีกต่อไป และมีการพัฒนาระบบการบริการในห้องพักให้เป็นดิจิทัลมากขึ้น ทำให้ผู้เข้าพักมีความเป็นส่วนตัวเหมือนอยู่บ้าน อย่างเช่น สามารถจัดโปรแกรมที่ต้องการดูในทีวีได้ และยังมีเรื่องอื่นๆ ที่ทางโรงแรมกำลังพัฒนาเพิ่มขึ้น ในส่วนของพนักงานรุ่นใหม่ๆ ล้วนยินดีกับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลและแอพพลิเคชั่นบนอุปกรณ์พกพามากขึ้น ส่วนพนักงานรุ่นเก่าๆ ที่ยังไม่คุ้นเคย ทางโรงแรมค่อยๆ ปรับให้มีความคุ้นเคยมากขึ้นด้วยการทำคู่มือและจัดฝึกอบรมการใช้งานให้